Заверение электронной переписки у нотариуса

На современном этапе развития технологий большая часть делового и личного общения происходит через электронные каналы связи, такие как электронная почта, скайп, различные мессенджеры, SMS-сообщения. При возникновении спорных ситуаций стороны конфликта нередко обращаются в суд. В таких случаях нужно заранее заверить переписку у нотариуса, обратившись в любую нотариальную контору Москвы с заявлением об обеспечении доказательств.

Электронная переписка относится судом к категории письменных доказательств. Они представляются в оригинале, либо в виде должным образом заверенной копии. Проблема переписки, существующей в электронном виде — отсутствие привязки к материальному носителю. Ее легко изменить, фальсифицировать, удалить, и в таком случае в суд представить будет нечего.

Если своевременно заверить электронную переписку у нотариуса, можно получить официальный документ — протокол осмотра доказательств. В нем указываются дата, время отправки сообщений, адресат и отправитель, содержание переписки. Нотариальный протокол не имеет срока давности и будет принят в суде как бесспорное доказательство даже в том случае, если к моменту судебного рассмотрения дела, будут уничтожены записи, на которые ссылается сторона спора.

Оплата за совершение нотариального действия по обеспечению доказательств установлена ст. 22.1 закона о нотариате и составляет 3 000 руб. Дополнительно за каждую страницу протокола взимается оплата за услуги правового и технического характера в 3 тыс. рублей. Стоимость каждого приложения (фото, скриншоты) составляет 150 руб. Таким образом, при заверении электронной переписки у нотариуса общая цена работы зависит от объема фиксируемых сведений.

Если заявитель намерен заверить переписку у нотариуса для суда, цена услуги полностью оправдывает себя, так как при выигрыше дела, все судебные издержки взыскиваются с проигравшей стороны. В их состав включаются в числе прочего затраты на нотариальные действия и проведение экспертизы.

Когда нужно обращаться к нотариусу для заверения переписки

Согласно закону о нотариате (ст. 102, 103) нотариус в рамках своих полномочий совершает специальное нотариальное действие — обеспечение доказательств для суда, в случаях, когда имеется опасение, что они могут быть утрачены. К таким доказательствам относится и переписка, совершенная через телекоммуникационные каналы связи:

• пересланные документы (договоры, акты приемки работ, услуг, счета на оплату);
• SMS, сообщения, фото в мессенджерах, содержащие значимую информацию;
• переписка по электронной почте, как рабочая, так и личная;
• скриншоты, фото, фиксирующие обстоятельства;
• отчеты о доставке сообщений, лог-файлы хостинг-провайдера.

Вся перечисленные материалы могут быть сохранены и зафиксированы на определенный момент времени. Чтобы заверить электронную переписку к нотариусу можно обратиться заранее, при необходимости сохранить важную информацию. Также можно это сделать и во время судебного процесса, когда очевидно, что противоположная сторона спора намерена оспаривать наличие, достоверность переписки, содержащиеся в ней сведения. Протокол нотариуса может потребоваться в суде первой инстанции, при апелляции и кассации. 

В каких случаях требуется заверение переписки для суда

Письменные доказательства выступают важным средством доказывания в арбитражных процессах, гражданских судах и административных органах. В деле любой направленности и юрисдикции они могут стать ключевым моментом, определяющим исход судебного спора. Так в Москве к нотариусу чаще всего обращаются, чтобы заверить электронную переписку, в следующих ситуациях:

• Трудовые споры. Возникает необходимость доказать, что работник своевременно сообщил работодателю о болезни, подал заявление об увольнении по электронной почте, заключил трудовой или гражданско-правовой договор о дистанционной работе.
• Взыскание долга. Подтверждение существования между сторонами заемных отношений при отказе вернуть долг, подтверждение реальности договора займа, договоренности о процентах и сроках возврата.
• Бракоразводный процесс. В этом случае нередко нужно подтвердить отказ супруга от заключения соглашения о выплате алиментов, свидетельства аморального поведения сторон, наличие угроз.
• Нарушение авторских прав. В суде доказывается принадлежность выполненной авторской работы (музыкальное, литературное произведение, статья, изобретение, аудио, видеозапись, фото) по договору подряда, подтверждение получения работы заказчиком.
• Наследственные споры. Споры о наследстве — частое явление, при этом стороны совершают нотариальное удостоверение электронной переписки, чтобы доказать своевременное уведомление наследников о смерти наследодателя, фактическое принятие наследства и другие обстоятельства.
• Защита прав потребителя. Многочисленные споры с интернет-магазинами, между пользователями социальных сетей, связанные с куплей-продажей товаров, услуг, вещей. Вопросы выплаты неустойки, отказа в возврате средств, подтверждение возврата товара, невыдача товарных чеков, введении покупателя в заблуждение недобросовестной рекламой. 
• Оскорбление, клевета. Личные, персональные данные пользователей интернета часто распространяются без их согласия, используются для пропаганды аморального образа жизни, насилия, в их адрес поступают угрозы, оскорбления, публикуются искаженные, клеветнические сведения. За подобные действия предусмотрено административное и уголовное наказание, также с обидчика можно взыскать моральный ущерб.    
• Взыскание убытков при понесенном ущербе. Как правило, это арбитражные дела, где доказывается наступление ущерба вследствие невыполнения обязательств контрагентом, нарушения условий договора, а также гражданские споры, связанные с нарушением правил проживания в МКД, споры с ЖКХ.

  На практике заверение нотариусом электронной переписки в Москве используется в самых разных делах. Важно, чтобы она была относимой, то есть содержала информацию об обстоятельствах, имеющих отношение к спору, а также была достоверной и сохранена в форме письменного документа. Два последних факта и обеспечивает нотариус путем осмотра доказательств (переписки) и составления нотариального протокола осмотра.  

Как заверяется переписка через мессенджеры или email

Нотариальное действие по обеспечению доказательств совершается только по заявлению заинтересованного лица. Необходимо обратиться к нотариусу с паспортом и подать соответствующее заявление. В нем должны быть указаны основания для обращения. Например, гражданин или организация намерены обратиться за судебной защитой своих законных прав, и для этого им требуется нотариальное заверение электронной переписки для суда, которая будет представлена в качестве доказательства.

Нотариус принимает заявление при выполнении хотя бы одного из двух условий:

1. имеется опасность утраты письменных доказательств — в случае переписки в сети интернет она очевидна;
2. заявитель на данный момент не знает, кому именно будет предъявлен иск (не определен ответчик).

Далее нотариус назначает дату проведения осмотра доказательств. По закону он должен уведомить об этом обе заинтересованные стороны. Однако, в случае заверения нотариусом электронной переписки, допускается исключение. В силу того, что ответчик при угрозе судебного дела, может легко удалить информацию с мобильного устройства или электронной почты, совершение нотариального действия возможно без его уведомления. Осмотр доказательств проводится непосредственно с мобильного устройства в случае мессенджера, или через WEB-версию с компьютера нотариуса. 

Как дистанционно заверить переписку у нотариуса

Для того, чтобы удаленно заказать нотариальную услугу, нужно авторизоваться на портале Федеральной нотариальной палаты (www.lk.notariat.ru) с помощью учетной записи Портала государственных услуг. Оттуда будут взяты все личные данные заявителя, поэтому указывать их не придется.

Далее предлагается заполнить заявление о предоставлении услуги по обеспечению доказательств, где нужно указать:

1. адрес WEB страницы, которую должен осмотреть нотариус;
2. учетные данные, необходимые для доступа (логин, пароль);
3. информацию, требующую осмотра и фиксации в протоколе.

Подписать заявление нужно УКЭП (квалифицированной электронной подписью). Заявитель может выбрать регион, удобный город, но это не обязательно. Любой свободный нотариус примет заявку в течение 1 часа, вышлет счет на оплату, совершит заверение переписки и направит по указанному адресу электронный протокол осмотр осмотра. При необходимости электронный вариант документа можно распечатать и удостоверить в любой нотариальной конторе.

Осмотр переписки электронной почты

• Нотариус открывает почту на своем компьютере с помощью предоставленных учетных данных.
• Проводится трассировка пути доступа до сервера, где хранится почта, с целью удостоверения в подлинности WEB страницы.
• Осматривается переписка, ее содержание фиксируется в письменном протоколе, указывается дата, адресаты.
• Страницы фотографируются (снимается скриншот), фото прикладывается к письменному протоколу.
• Составляется протокол, удостоверяется подписью и печатью нотариуса.

Заверение сообщений в мессенджере

Нотариальное заверение переписки в мессенджере проводится через WEB-версию приложения, или непосредственно с мобильного устройства. Заявитель должен подтвердить принадлежность именно ему представленного телефона. Это подтверждается справкой мобильного оператора о принадлежности SIM-карты и паспортом обратившегося лица.

Далее осмотр информации и фиксация ее в нотариальном протоколе осмотра совершается в том же порядке, как и для переписки по электронной почте. При этом имеет значение и фиксируется нотариусом не только сам текст сообщений, но и технические реквизиты абонента, от которого пришло сообщение. Это дата его отправления (получения), номер отправителя, наличие в сообщении документов, активных гиперссылок.

Назначение экспертизы нотариусом

По желанию лица, которое обратилось с просьбой нотариально заверить переписку, нотариус может выдать постановление о проведении экспертизы сведений, размещенных в сети. Эксперт может быть выбран по желанию клиента или по рекомендации нотариуса, его услуги оплачивает заинтересованное лицо. Когда стороны ведут переписку через Интернет, а предметом судебного разбирательства является ее содержание, важно установить принадлежность адресов электронной почты сторонам, которые вели переписку. Такие вопросы могут возникнуть в суде и стать поводом для оспаривания.

Перед экспертом ставятся вопросы:

1. определить реальный IP-адрес собеседника по доменному имени (может быть умышленно искажен);
2.  не было ли подмены информации на сайте (намеренно или в автоматическом режиме);
3. не был ли изменен адрес хранения информации;
4. имеется ли вероятность изменения представления сайта.

Экспертное заключение может сыграть важную роль дополнительно к нотариальному протоколу осмотра доказательств, исключив попытки оспорить протокол на том основании, что нотариус не является техническим специалистом и при осмотре цифрового объекта зафиксировал недостоверную информацию.

Требования к электронной переписке

Необходимость заверения переписки у нотариуса для суда может возникать, как у физических, так и юридических лиц. При этом заявитель может представить ее только в том, случае если является ее стороной. В данном случае не происходит разглашение личных, конфиденциальных сведений, не нарушается закон о защите персональных данных. Нельзя удостоверить сообщения с чужого телефона, почтового ящика.  

Может ли нотариус заверить переписку, предварительно распечатанную заявителем и представленную в нотариальную контору? Нет, переписка должна быть представлена в виде оригинала, который можно просмотреть на мобильном устройстве или компьютере. Нотариус откажется заверять распечатку, сделанную заявителем либо другим неизвестным лицом.

В остальном никаких особых требований к переписке, которую может заверить нотариус, нет. Это могут быть непосредственно сообщения (если доказательственное значение имеют мысли, содержащиеся в них, воспринимаемые прочтением), MMS-сообщения (фото, аудио, медиафайлы), текстовые и графические документы, прикрепленные к сообщению.

Какие документы нужны нотариусу 

Лицо, обратившееся к нотариусу за совершением нотариального действия, должно представить следующие документы.

1. Паспорт или другое удостоверение личности (справка, вид на жительство и так далее).
2. Справку мобильного оператора о том, телефонный номер (sim-карта) зарегистрирована на заявителя, если требуется заверение информации с мобильного устройства.
3. Представитель организации должен предъявить доверенность от первого руководителя.

Если к нотариусу за заверением электронной переписки обращается юридическое лицо, дополнительно надо представить Устав, свидетельство о регистрации в ФНС и постановке на налоговый учет, приказ о назначении руководителя.

Что в итоге получает заявитель

В результате совершения нотариального действия в рамках обеспечения доказательств, обратившееся к нотариусу лицо получает протокол осмотра переписки нотариусом, который может быть представлен в суд. Это нотариальный документ, оформленный с выполнением всех требований судебного судопроизводства. В нем содержится следующая информация:

1. место и время проведения осмотра доказательств;
2. характеристика оборудования (номер системного блока компьютера, монитора);
3. описание использованного программного обеспечения;
4. результаты трассировки сайта (идентификация доменного имени);
5. сведения о лице, обратившемся к нотариусу;
6. данные нотариуса, производящего осмотр;
7. ФИО присутствующих при осмотре лиц (заявитель, свидетели, технический специалист);
8. информация, обнаруженная на указанной WEB-странице;
9. фото, скриншоты с монитора;
10. дата и время составления протокола.

Протокол подписывается всеми присутствующими лицами, затем нотариусом и скрепляется его личной печатью. Один экземпляр документа получает заявитель, другой остается в нотариальной конторе. Нотариус, заверивший электронную переписку, несет ответственность перед законом в рамках своих публичных обязанностей.

Поэтому нотариальный протокол является бесспорным письменным доказательством наличия переписки, ее содержания и других, отмеченных во время осмотра фактов. У протокола об осмотре информации в сети Интернет нет срока давности, и последующее изменение информации не может влиять на степень защищенности заявителя в суде.