Заверение электронной почты у нотариуса

Значительная часть документооборота организаций и предприятий различного уровня и сфер деятельности сегодня осуществляется в электронном виде. Основная проблема, которую создает перенос деловой переписки в цифровую среду, это возможность удаления сообщений, отправленных вложений с документами, представляющих интерес для одной из сторон отношений.

Чтобы устранить риск потери значимой информации, можно заверить переписку электронной почты у нотариуса с получением письменного протокола осмотра доказательств. Этот документ не имеет срока давности и «навсегда» сохраняет содержание переписки, адреса респондентов, даты и другие существенные сведения. Нотариальный протокол может быть предъявлен в суд и рассматривается наравне с другими доказательствами. 

Особенности использования электронного почтового ящика

Обмен письмами и сообщениями через электронную почту — наиболее распространенный способ взаимодействия между сторонами коммерческих отношений. При возникновении спора, разногласий по вопросам оказания, исполнения услуг, условий договора любая из сторон вправе использовать электронные документы как доказательство в суде. Для этого нужно заверить переписку электронной почты у нотариуса и получить юридически значимый документ — протокол осмотра доказательств.

Важное обстоятельство, имеющими значение при рассмотрении дела в суде — правомерность обмена сообщениями по электронной почте. Договор считается заключенным, если можно точно установить, что сообщения исходят от конкретного лица. Поэтому суд принимает во внимание два обстоятельства.

1. В договоре между сторонами почтовая переписка указана как способ поддержания связи, указаны адреса почтовых ящиков каждой стороны. Либо электронный адрес опубликован на официальном сайте организации.
2. Стороны не оговаривали специально такую форму связи, однако длительность, постоянство, содержание переписки свидетельствуют о фактических договорных взаимоотношениях.

Нотариальное заверение переписки электронной почты производится в интересах и по обращению стороны, желающей доказать наличие того и иного факта, имеющего значение для разрешения судебного спора. В некоторых случаях ответчик по делу утверждает, что почтовый адрес, с которого приходили сообщения, ему не принадлежит. Поэтому целесообразно не только заверить переписку в почте, но и пригласить эксперта в области IT-технологий на процедуру осмотра доказательств нотариусом. В экспертном заключении будет сделан вывод о подлинности электронной переписки.

Когда необходимо заверить переписку в почте

Необходимость заверить почту у нотариуса чаще всего возникает при рассмотрении дел в арбитражных судах. Она выступает в качестве средства доказывания самых разнообразных фактов:

1. достижение согласия по определенным условиям договора;
2. согласование сроков выполнения работ, оказания услуг;
3. отправление клиенту заказанных материалов (рекламные тексты, видеоролики, проекты и схемы);
4. направление счетов на оплату, актов выполненных работ, протоколов разногласий;
5. уведомление о смене наименования, юридического адреса, банковских реквизитов.

Необходимо понимать, что нотариус заверяет электронную почту в том виде, в каком она представлена на экране монитора. Он не анализируют, не оценивает содержание переписки с целью определения ее относимости к конкретному делу. Его задача: подтвердить действительное наличие сообщений и документов, зафиксировать их содержание на бумажном носителе, подкрепить это скриншотами или фото с экрана компьютера.

Требования суда к электронным доказательствам

При рассмотрении любого судебного спора ключевое значение имеют представленные сторонами доказательства. Они должны быть предъявлены суду в оригинале либо в должным образом заверенной копии. Таковой не считается простая распечатка с экрана, сделанная самим истцом (или ответчиком), так как в этом случае ее подлинность будет подвергаться сомнению. Если же нотариально заверить переписку электронной почты, в суд можно представить протокол осмотра доказательств, выданный нотариусом. Он принимается без дополнительного исследования.

Чтобы доказательства были допустимыми, необходимо выполнение следующих условий:

• сообщения, письма имеют непосредственное отношение к рассматриваемому делу;
• имеются сведения о том, кто, когда и с помощью каких средств изготовил письменные доказательства;
• подлинность представленных материалов не вызывает сомнения;
• представленные доказательства добыты законным путем.

С помощью электронной переписки стороны доказывают направление юридически значимых сообщений, а также конкретные обстоятельства дела. Отметим, что нотариальное заверение электронных писем сохраняет информацию на неопределенный срок. Протокол осмотра доказательств будет иметь юридическую силу даже в том случае, если почтовый ящик будет удален, либо информация будет утрачена в результате технических причин.

Порядок заверения нотариусом электронной почты

Любое нотариальное действие, включая обеспечение доказательств, совершается на основании заявления заинтересованного лица. Сторона спора, намеренная отстаивать свои интересы в суде, должна обратиться к нотариусу со своим паспортом (для представителя организации потребуется доверенность от руководителя и реквизиты). Чтобы заверить переписку по электронной почте, нотариус совершает следующие действия.

1. Открывает необходимую web-страницу со своего компьютера, входит в почту с использованием предоставленного логина и пароля.
2. Проводит трассировку сайта почтового агента с целью прослеживания пути к серверу.
3. Производит осмотр переписки с указанным респондентом в хронологическом порядке.
4. Фиксирует содержание писем, прикрепленных документов на бумаге, прикладывает скриншоты.
5. Заполняет протокол осмотра доказательств, указывая в нем дату и место его  совершения, присутствующих свидетелей, описывает использованные технические и программные средства.

По закону нотариус обязан уведомлять всех заинтересованных лиц о совершении нотариального действия. Однако заверить электронную почту для суда можно без такого уведомления. Это допускается в случаях, когда будущий ответчик по суду неизвестен, или его предупреждение может привести к утрате доказательств. Это правило, в частности,  действует в отношении материалов, размещенных в интернете.

Один экземпляр нотариального протокола вручается заявителю, второй хранится в архиве нотариальной конторы. При утрате документа, можно всегда получить его дубликат. Он составлен с учетом требований процессуального делопроизводства, без вопросов принимается судом, так как нотариус несет ответственность за свои действия перед законом.

В нотариальной конторе Е.А. Белоотченко (Коммунарка, Новая Москва) можно в любой недели, включая выходные, нотариально заверить переписку электронной почты, цена услуги составляет от 3 000 рублей за одну страницу протокола. Чтобы выбрать удобный день и время посещения, обращайтесь по телефону, WhatsApp или по e-mail.