Заверение электронной почты у нотариуса

В результате широкого внедрения цифровых технологий в деловую переписку были внесены изменения во все процессуальные кодексы. В настоящее время электронные материалы принимаются судом наравне с традиционными доказательствами. Чтобы обеспечить их бесспорность, достаточно заверить электронную почту у нотариуса и получить протокол осмотра доказательств. Это письменный документ, составленный в соответствии с требованиями судопроизводства, который приобщается в судебное дело.

Особенности электронной почтовой переписки

Несмотря на большое разнообразие электронных доказательств, среди них можно выделить три вида информации:

• сведения, доступные на публичных сайтах в интернете, включая социальные сети;
• информация ограниченного доступа — электронная переписка, электронные документы;
• данные, идентифицирующие пользователя почтового ящика и отправителя (источник сообщения).

Электронная переписка — один из наиболее удобных способов обмена сообщениями между коммерческими компаниями. Она широко используется при заключении и исполнении договоров. В случае спора между контрагентами и необходимости доказать тот или иной факт, надежнее всего заверить переписку электронной почты в нотариальной конторе. Нотариус по закону обладает правом обеспечения доказательств для суда. Составленный им протокол осмотра страниц почтового ящика, принимается в бесспорном порядке.

Суд признает полученные по электронной почте сообщения как средство доказательств в следующих случаях:

1. Стороны предусмотрели такой способ обмена документами в договоре. Как правило, судом всегда проводится анализ его положений на предмет указания адреса электронной почты для обмена значимыми сообщениями.
2. В договоре не указан электронный адрес для связи, однако сообщения направлялись с корпоративной почты юридического лица (указан на сайте компании). 

Во втором случае нередко дополнительно возникает проблема доказывания того, что почтовый ящик принадлежит конкретному предпринимателю или организации. Однако этот вопрос возникает лишь, когда противоположная сторона спора отрицает принадлежность адреса электронной почты. В подобной ситуации заверение переписки электронной почты поможет доказать факт отправления письма с определенного адреса. Помимо осмотра и фиксации содержания почтового ящика, нотариус также устанавливает путь от адресата до отправителя путем проведения трассировки. 

Когда помогут данные электронной почты

В судебной практике нотариальное заверение переписки электронной почты широко используется в арбитражных спорах. С помощью сообщений и документов подтверждают саамы разные факты коммерческих взаимоотношений:

• направление счетов, отчетов, актов выполненных работ;
• согласование изменений в графике или условиях договора;
• факт выполнения услуги, например, чертежи, эскизы;
• своевременное направление возражений, претензий, заявлений;
• уведомления о смене местонахождения, юридического адреса.

Важно понимать, что нотариальное заверение почты — это фиксация содержащихся в ней сведений по существу спора, то есть соответствия или опровержения документов и реальных фактов. Кроме этого, имеет значение, кто направлял документ от имени контрагента (полномочия лица), как он был оформлен (подписи, печати), возможность его подделки.

Почему желательно заверить почту у нотариуса

Чтобы переписка имела юридические последствия и признавалась надлежащим доказательством в суде, необходимо два условия.

1. В договоре должно быть указано, что обмен сообщениями порождает взаимные права и обязанности.
2. Совершить нотариальное заверение электронной почты, что подтвердит ее достоверность.

В отличие от писем на бумажных носителях, вещественных доказательств, электронные документы и сообщения не имеют материальной формы. Они не привязаны к носителю, могут передаваться и существовать на разных источниках одновременно (компьютер, флэш-карта, CD-диск). На практике это приводит к тому, что суды нередко отклоняют такие доказательства в силу сложности исследования их достоверности.

Нотариальное удостоверение придает материалам юридическую значимость, избавляет суд от необходимости проводить осмотр представленных электронных материалов непосредственно во время процесса с использованием компьютера и требуемого программного обеспечения.

Материалы почтовой переписки должны предоставляться суду в надлежащей форме, чтобы исключить возможность их оспаривания или отклонения из-за недостатков в оформлении. Нотариус, как юридический специалист, совершает заверение электронной почты в рамках закона, с соблюдением всех формальностей, предусмотренных процессуальными кодексами. Поэтому протокол осмотра доказательств имеет большую доказательную силу, нежели простые распечатки, сделанные из почтового ящика.

Порядок заверения электронной почты

Нотариальный осмотр веб-страницы проводится только по обращению заинтересованного лица. Если возникла необходимость нотариально заверить письмо на электронной почте, нужно обратиться с паспортом в нотариальную контору и написать заявление в письменной форме. Обязательное условие осмотра доказательств — предоставление доступа к почтовому ящику. После этого нотариус совершает следующие действия.

1. В присутствии заявителя (по его желанию) открывает нужную страницу, используя предоставленный логин и пароль.
2. Осматривает содержание электронных сообщений, включая прикрепленные к ним файлы.
3. Фиксирует содержание переписки, делая скриншот web-страницы вместе со служебной информацией о дате, времени получения сообщения.
4. При необходимости распечатывает высланные по почте текстовые и графические документы.
5. Составляет протокол осмотра доказательств с приложением распечатанных материалов, скрепляя его своей подписью и печатью.

В протоколе нотариус, который заверяет переписку по почте, описывает технические и программные средства, с помощью которых был совершен осмотр, приводит результаты трассировки — проверки соответствия адреса сайта его IP-адресу, что позволяет установить подлинность страницы, открытой в браузере. Документ содержит указание на дату, место и время проведения осмотра, подписывается всеми присутствующими лицами.

Необходимо отметить, что нотариус может зафиксировать содержание переписки и заверить электронную почту для суда, но не может установить принадлежность почтового ящика отправителя конкретному физическому или юридическому лицу. Если ответчик по делу не будет оспаривать этот факт, доказательства будут приняты судом. Надежнее заранее установить это с помощью запроса к провайдеру услуг связи или с помощью IT-эксперта. По просьбе заявителя нотариус вправе вынести постановление о проведении экспертизы. 

В нотариальной конторе Е.А. Белоотченко (Коммунарка, Новая Москва) нотариус может оперативно заверить электронную почту для представления в суд в качестве доказательства. График работы: ежедневно, включая субботу и воскресенье. Записаться на прием можно по телефону, с помощью WhatsApp или по e-mail.