Заверение электронных документов

Любой юридически значимый документ содержит подпись уполномоченного лица и печать выдавшей его организации. Физические лица подписывают документы собственноручно. Документы в электронной форме имеют юридическую силу только в случае подписания их усиленной квалифицированной электронной подписью (разновидность ЭЦП, называемая УКЭП). Если нет собственной ЭЦП, можно использовать нотариальное заверение электронных документов — каждый нотариус имеет усиленную электронную подпись, необходимую ему для работы. Благодаря этому, нотариальные действия могут быть совершены с документами в любом формате. 

Для чего требуется заверение документов в электронном виде

Необходимость иметь аналог бумажного документа в электронном виде возникает, как у организаций, так и обычных граждан. В настоящее время множество государственных и муниципальных услуг оказывается удаленно, но для этого в учреждение нужно направить пакет электронных документов, подписанный УКЭП. Кроме того, электронный документооборот используют работодатели, учебные заведения, суды и многие другие организации.  

Чаще всего нотариальное удостоверение электронного документа применяется в следующих целях. 

• Для обеспечения сохранности документов ЗАГС, выданных на бумажном носителе: свидетельства о браке, рождении, разводе, о смерти. Электронный документ можно хранить на любом устройстве, не опасаясь его утери или порчи.

• При частой рассылке по разным адресам, например, в случае трудоустройства, для получения консультаций. Это могут быть трудовые книжки, дипломы об образовании, медицинские справки и заключения.

• При необходимости срочно переправить документ в другой город. Например, доверенность для совершения сделки, нотариальное согласие супруга и так далее. В отличие от бумажного экземпляра электронный файл будет доставлен по месту требования практически мгновенно.

Большинство обычных граждан не имеют собственной УКЭП, так как это нецелесообразно. Потребность в электронной подписи возникает нечасто, ее оформление стоит недешево, и действует она всего год. Если же один раз перевести бумажные документы в электронный вид и заверить у нотариуса, их можно использовать неограниченное количество раз, по мере необходимости. Хранить файлы с ЭЦП можно на компьютере, на флэшке, в облаке, или в нескольких местах одновременно. 

Почему имеет силу только усиленная подпись?

Технически существует несколько видов электронных подписей: простая, неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Простая ЭП не дает надежной защиты содержанию файла, ее можно взломать и внести изменения в документ. Она используется только в самых простых случаях, и дополнительно защищается с помощью двухфакторной идентификации (кодом на телефон).

Неквалифицированная ЭП — уже имеет достаточно сильную защиту, так как при ее создании применяются криптографические (шифровальные) технологии. Однако заверить копию электронного документа нотариус сможет только, когда файл подписан квалифицированной электронной подписью. При ее создании используются программно-технические средства, сертифицированные ФСБ и разрешенные к использованию в России.

Перевод бумажного документа в электронную форму

Если к нотариусу обращается заявитель с бумажным документом и просит создать его электронный аналог с сохранением юридической силы, технически процедура выполняется следующим образом:

• Нотариус устанавливает личность обратившегося лица по паспорту или иному удостоверению личности (например, вид на жительство).

• Устанавливается принадлежность представленного документа заявителю, отсутствие в нем исправлений, подчисток, помарок.

• Изготавливается электронный образ бумажного экземпляра в формате PDF, точно передающем все детали подписи и печати.

• На электронном варианте проставляется удостоверительная надпись нотариуса о равнозначности его бумажной версии (ст. 103.8 Основ законодательства  о нотариате).

• Полученный файл подписывается УКЭП нотариуса, что придает документу легитимность. 

Заявитель может получить нотариально удостоверенный электронный документ на свой электронный адрес, сохранить на флэш-карте или диске. Также нотариус может передать документ по каналам телекоммуникационной связи непосредственно в государственные органы, другому адресату (юридическому или физическому лицу), а также нотариусу в другом городе. Это отдельное нотариальное действие.

Указанное  нотариальное действие имеет ограничения. Нотариус откажется создать и заверить копию электронного документа, удостоверяющего личность гражданина: паспорт, справку, вид на жительство, военный билет. Также он не вправе удостоверять электронную версию договоров, заключенных в простой письменной форме.

Заверение электронных документов на бумажном носителе

В некоторых случаях требуется провести операцию, обратную по смыслу ранее описанной: перевести электронный файл на бумажный носитель и заверить документ нотариусом. Например, в месте предъявления отсутствуют технические средства, позволяющие использовать электронную доверенность. В этой ситуации заявитель представляет в нотариальную контору электронный файл, подписанный УКЭП (ст. 103.9 Основ законодательства  о нотариате). 

При совершении действия нотариус:

• проверяет подлинность и целостность усиленной квалифицированной подписи с помощью специальных программно-технических средств;

• при успешной проверке нотариус распечатывает документ, удостоверяет его равнозначность электронной версии, заверяет своей подписью и печатью.

Иногда возникает вопрос: заверяет ли нотариус электронные документы, если они созданы не нотариусом, а третьим лицом или организацией?  Например, заявитель желает перевести в бумажную форму выписку из ЕГРН, страховой полис, полученный по интернету в электронном виде. Да, если они подписаны УКЭП. Усиленные квалифицированные подписи формируются только специальными аккредитованными организациями, а открытые ключи к ним для проверки подлинности ЭП хранятся в общем реестре, доступном для всех пользователей. 

Заверение электронных документов, созданных нотариусом

Технические возможности нотариата позволяют создавать нотариальные документы сразу в электронной форме, без оформления их на бумажном носителе. Например, заявитель желает выдать доверенность и срочно отправить ее в другой регион представителю для предъявления в таможенные органы, на склад для получения груза. Нотариус может оформить электронный документ, удостоверить его и направить по месту требования или доверенному лицу. В этом случае обратившееся лицо ставит  простую электронную подпись на специальном планшете, а нотариус заверяет документ своей УКЭП.

В аналогичном порядке оформляются документы, созданные двумя и более нотариусами через единую электронную систему нотариата ЕИС. Их список практически неограничен: коммерческие и семейно-правовые договоры (брачные, об алиментах), сделки купли-продажи, дарения и другие. Каждый из участвующих нотариусов хранит в своем архиве документ с письменной подписью присутствующего у него участника, а стороны сделки получают электронный документ, подписанный  УКЭП двух нотариусов. 

В нашей нотариальной конторе можно в любой рабочий день, а также в субботу и воскресенье, совершить нотариальные действия по заверению электронных документов нотариусом и переводу их в бумажную форму. Записаться на прием можно по телефону, WhatsApp или с помощью формы обратной связи на сайте.