Заверение протокола общего собрания участников ООО нотариусом

В случаях, установленных законом, протоколы общих собраний АО и ООО удостоверяются нотариусом. Например, это предусмотрено, когда принимается решение об увеличении уставного капитала. В иных случаях протокол собрания необходимо удостоверять нотариально, если обществом не установлен альтернативный способ подтверждения его решений.

Нотариальное удостоверение протокола собрания является эффективным способом противодействия подделке документа, фальсификации решений, что нередко является частью процесса рейдерского захвата компании. Например, таким способом может быть назначен новый генеральный директор, действующий в целях конкурентной группы. Кроме того, в судебной практике немало примеров, когда участник общества лишился своей доли в результате неправомерного решения ООО.

Для публичных АО решение общего собрания акционеров подтверждается реестродержателем, в то время как в непубличных АО решение может подтверждаться либо реестродержателем, либо нотариусом.

Альтернативы нотариальному удостоверению

В качестве альтернативного способа подтверждения подлинности протокола может быть предусмотрено его подписание всеми присутствующими на собрании участниками, или иной способ фиксации содержания документа. Требование о том, что нотариус должен заверить протокол собранияхозяйственного общества, действует с 2015 года. Поэтому в большинстве Уставов ООО, созданных до этой даты, отсутствуют какие-либо положения о способах подтверждения протоколов. Этот вопрос решается двумя путями:

1. Внесение изменений в Устав ООО и их регистрация в ФНС. Согласно закону, решение об этом принимается на общем собрании участников не менее чем 2/3 голосов от общего числа членов ООО.
2. Принятие обществом решения об отказе от нотариального подтверждения протоколов и выбор другого способа. Оно должно быть принято единогласно всеми участниками.

Важно! При обращении в ФНС за регистрацией новой редакции Устава, нужно представить протокол общего собрания ООО, заверенный нотариусом. В ином случае последует отказ в регистрации изменений. Аналогично само единогласное решение участников, предусматривающее альтернативный способ подтверждения протоколов, должно удостоверяться нотариусом. Это позиция ВС РФ закреплена в Обзоре судебной практики от 25.12.2019 года.

Протокол каждого собрания, проведенного после выбора альтернативного способа подтверждения, должен содержать ссылку на соответствующее решение собрания, удостоверенное нотариально.

Нужно ли заверять протокол у нотариусаединственному участнику ООО?

До декабря 2019 года практика по этому вопросу складывалась противоречиво. За немногочисленным исключением, суды исходили из позиции, что решение единственного участника или акционера не тождественно протоколу общего собрания. Это означало, что от такого учредителя не требовали нотариального подтверждения.

В то же время были часты отказы налоговой службы в регистрации изменений в Уставе ООО с единственным учредителем на том основании, что решение нужно заверять у нотариуса. Ситуация приводила к судебным спорам, по которым выносились неоднозначные заключения.

Точку в этом вопросе поставил п.3 упомянутого выше Обзора Президиума ВС РФ: требование о нотариальном удостоверении обязательно и для единственного участника. С 25.12 .2019 года все суды единообразно решают такие споры в отношении решений, принятых после указанной даты. В "Основы законодательства Российской Федерации о нотариате"была введена новая статья 103.10-1, устанавливающая порядок удостоверения решения единственного учредителя юридического лица.

На практике подделка решения единственного участника также может иметь далеко идущие последствия: например, новый директор, назначенный по сфальсифицированному решению, может вывести все активы компании, что фактически будет равносильно полной утрате бизнеса. Цель нотариального удостоверения состоит в том, чтобы обеспечить достоверность даты принятия решения, его содержания, установить лиц, ответственных за сведения, содержащиеся в протоколе.

Порядок удостоверения протокола собрания участников ООО нотариусом

1. Генеральный директор, иное уполномоченное лицо общества подает письменное заявление в нотариальную контору с указанием места, даты и времени проведения собрания. Нужно представить документ, на основании которого действует заявитель (решение о назначении на должность, доверенность) и паспорт.
2. Нотариус лично присутствует на собрании и письменно фиксирует информацию о составе участников, наличии кворума, принятом решении. По договоренности оно может быть проведено в нотариальной конторе, если будет обеспечена явка всех участников.
3. Руководителю общества выдается нотариальное свидетельство по форме, утвержденной Приказом Минюста РФ № 226от 30.09.2020.

Какие документы нужно представить

При подаче заявления нотариусу с просьбой о заверении протокола общего собрания, необходимо представить для ознакомления и подготовки к работе:

• Устав хозяйственного общества;
• выписку из ЕГРЮЛ;
• другие локальные документы, устанавливающие порядок проведения собраний, если они предусмотрены Уставом;
• список всех участников ООО (АО);
• копию извещения о созыве собрания с его повесткой, направленную членам общества.

Заявителю под роспись дается разъяснение, что все присутствующие на собрании лица должны иметь при себе паспорт или доверенность на участие в нем. Законные представители несовершеннолетних участников представляют их свидетельства о рождении.

Важно! Если в повестке собрания фигурирует вопрос об отказе от удостоверения протоколов собраний учредителей нотариусом и принятии альтернативного способа их подтверждения, доверенность на представителя должна быть выдана в нотариальной форме. Аналогично, если будет рассматриваться вопрос о внесении соответствующих изменений в Устав.

Такое требование вытекает из сути решаемого вопроса. Статьей 185.1 ГК РФ установлено, что доверенность на совершение сделок, требующих нотариального удостоверения, также должна быть заверена нотариусом. Вопрос о том, можно ли отождествлять решение собрания и сделку, является спорным. Тем не менее, позиция ВС РФ поддерживает практику нотариального удостоверения доверенности на голосование, поскольку в данном случае имеет значение юридическая квалификация самого решения собрания, протокол которого нужно заверять у нотариуса.

 Образцы документов:

Лист регистрации лиц, принявших участие во внеочередном общем собрании участников

Уведомление о созыве внеочередного Общего собрания участников Общества

Список участников ООО

Что проверяет нотариус

1. Состав участников собрания и личность каждого из них по документам.
2. Наличие кворума, требующегося по закону для принятия решений, обозначенных в повестке.
3. Доверенности на представителей, имеющих право голосовать от имени участника.
4. Наличие залога долей (акций), так как в первом случае участвовать в собрании имеет право залогодержатель, а во втором — акционер.
5. Правомочность участников. Так принимать решение в случае АО могут только владельцы обыкновенных акций, а если владельцем доли в ООО является юридическое лицо, необходимо проверить его по ЕГРЮЛ.

Нотариус может отказать в заверении протокола общего собрания ООО (АО), если посчитает его ничтожным, то есть принятым с нарушением закона. Например, когда принималось решение по вопросу, отсутствующему в повестке, не относящемуся к компетенции собрания, в отсутствие необходимого кворума. В свою очередь, отсутствие нотариального свидетельства к протоколу влечет ничтожность принятых на собрании решений, если обществом не утверждены другие способы их подтверждения.

Нотариус не удостоверяет протоколы собраний, которые проведены не в форме заседания, а путем заочного голосования!

По завершении работы собрания нотариус регистрирует совершенное действие в реестре нотариальных действий, взимает соответствующую плату. 

В нотариальной конторе Е.А. Белоотченко можно получить более подробную информацию о порядке удостоверения протоколов собраний и уточнить стоимость нотариального действия.